Fakturą zaliczkową jest szczególny rodzaj faktury, który sporządza się w sytuacji dokonania zadatku, przedpłaty, zaliczki albo raty, po wpłaceniu kwoty za powyższe. Rachunku takiego nie należy sporządzać później niż do 7 dnia od dokonania częściowej wpłaty. Za każdą następną częścią wpłaty, do 7 dni po, powinna pójść także faktura stwierdzająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeśli asortyment nie został oddany (albo usługa wykonana).
Niniejszy rodzaj faktury powinien składać się z:
• Wielkości naliczanego podatku oraz jej kwoty (wyrażonej w PLN),
• Wielkość sumy części albo całości należności brutto,
• Czas sporządzenia i numerację rachunku,
• Jeżeli wystawione zostały wcześniejsze faktury zaliczkowe, trzeba podać ich daty i numery a także zsumowaną kwotę wszystkich wcześniejszych zaliczek częściowych, wyrażonych brutto,
• Dane odnoszące się do kupionego asortymentu albo usługi (wartość, podatek, ilość, nazwa, kwota),,
• Informacji o nabywcy i zbywającym (nazwy firm, nazwiska, adresy siedziby firm, imiona),
• Numery NIP obu stron,
• Symbolu rodzaju rachunku (np. faktura VAT-MP)
• Czas otrzymania części albo całości należności, o ile nie pokrywa się ona z datą sporządzenia rachunku.
Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, że faktury zaliczkowe nie będą obejmować całej kwoty brutto, wtedy zbywający wystawia fakturę na zasadach ogólnych, po oddaniu asortymentu albo wyświadczeniu usługi. Cenę asortymentu albo usługi zmniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wysokość naliczonego podatku powinna być pomniejszona o uprzednio naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki powinien zawierać też numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeżeli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą kwotę brutto, sprzedawca nie sporządza faktury po oddaniu asortymentu lub wyświadczeniu usługi.