Wzorem dokumentu możemy mianować jakikolwiek wzorzec, na podstawie którego był stworzony inny dokument. Wykorzystanie wyżej wspomnianego schematu w znaczący sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość także zmniejszyć ryzyko pojawienia się omyłek w akcie prawnym, który wystawiamy.
Szczególnym typem dokumentu, jest dokument rachunkowy, który powstaje w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, które tworzą się między poszczególnymi subiektami bądź stronami. Niniejszy dokument często nazywany jest dowodem, ponieważ na jego podstawie możemy dochodzić swoich pretensji zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak też możemy pogrupować je na:
• Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy według nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w oryginale klientowi
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają istotną funkcję również jako fundament zeznania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Winny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny mieć w żadnym wypadku błędów, przeróbek czy prób wymazania informacji. Dokument z takimi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Datę zdarzenia i czas wystawienia dowodu księgowego,
• Ustalony typ dowodu,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki
• Adnotację potwierdzającą kontrolę i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi być sporządzony w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, a także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, jakie się w nim pojawią, powinny być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (naliczone po kursie z chwili dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich dokumentów.